Administrator-Zustimmung für Microsoft 365

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Wenn eine Person in Ihrer Organisation in Mailboard AI auf Mit Microsoft anmelden oder Microsoft 365 verknüpfen tippt, verlangt Microsoft Entra ID unter Umständen, dass ein Administrator die App genehmigt, bevor die Nutzerin oder der Nutzer fortfahren kann. Das ist in Mandanten mit eingeschränkter Nutzerzustimmung das erwartete Verhalten. Als Administrator können Sie diese Freigabe einmalig für den gesamten Mandanten erteilen; danach verbinden Ihre Nutzer ihr Postfach ohne weitere Rückfragen.

Mailboard AI verwendet die Standard-Anmeldung über Microsoft Entra (OAuth 2.0). Es fordert ausschließlich delegierte Berechtigungen an — das heißt, die App handelt nur im Namen der jeweils angemeldeten Person und nur für deren eigenes Postfach; sie kann niemals die E-Mails anderer Personen lesen.

Angeforderte Berechtigungen

Mailboard AI fordert nur die minimal notwendigen delegierten Microsoft-Graph-Berechtigungen an, um die wichtigen E-Mails einer Person auf deren Tafel anzuzeigen und Antworten zu ermöglichen:

• Mail.Read — E-Mails der angemeldeten Person lesen, damit die App eingehende Nachrichten klassifizieren und die wichtigen an die Tafel heften kann.
• Mail.Send — E-Mails im Namen der angemeldeten Person senden, damit von ihr verfasste Antworten und Nachrichten versendet werden können.
• offline_access — ein Aktualisierungstoken erhalten, damit sich die Person nicht bei jedem Start erneut anmelden muss.
• openid, profile, email, User.Read — grundlegende Anmeldung: das Konto identifizieren und das eigene Profil (Name und E-Mail-Adresse) lesen, um das Postfach zu benennen.

Dies sind delegierte Berechtigungen, keine Anwendungsberechtigungen. Mailboard AI hat keinen mandantenweiten, im Hintergrund laufenden oder anwendungsbasierten Zugriff auf Postfächer; es kann immer nur im Rahmen der aktuell angemeldeten Person handeln.

Sicherheitsarchitektur

• Verarbeitung auf dem Gerät. E-Mails werden auf dem Gerät der Person gelesen und klassifiziert. Postfächer, Nachrichteninhalte und Klassifizierungsergebnisse werden verschlüsselt auf dem Gerät gespeichert — nicht auf unseren Servern.
• Minimale Rechte. Die App fordert Lese- und Sendezugriff nur auf das Postfach der angemeldeten Person an, dazu die grundlegende Anmeldung. Sie fordert keine Berechtigungen für Kalender, Kontakte, Dateien, Verzeichnis oder administrative Bereiche an.
• Datenminimierung für die KI. Für die automatische Klassifizierung werden nur die ersten 200 Zeichen einer Nachricht zusammen mit Absender und Betreff übermittelt. Der vollständige Text wird nur gesendet, wenn die Person ausdrücklich eine Zusammenfassung oder einen Antwortentwurf anfordert. E-Mail-Daten werden niemals für Werbung oder zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
• Microsoft Approved Partner. Die Entra-Apps hinter „Mit Microsoft anmelden“ und „Microsoft 365 verknüpfen“ sind über das Microsoft-Approved-Partner-Programm validiert.
• Jederzeit widerrufbar. Sie können die Zustimmung für den gesamten Mandanten im Microsoft-Entra-Admin-Center widerrufen, und einzelne Nutzer können den Zugriff für ihr eigenes Konto jederzeit widerrufen.

Administrator-Zustimmung in Microsoft Entra erteilen

So geben Sie Mailboard AI für alle in Ihrem Mandanten frei:

1. Melden Sie sich im Microsoft-Entra-Admin-Center mit einem Konto als Globaler Administrator (oder Administrator für privilegierte Rollen / Cloudanwendungsadministrator) an.
2. Gehen Sie zu Identität → Anwendungen → Unternehmensanwendungen.
3. Suchen Sie Mailboard AI in der Liste. Ist die App noch nicht vorhanden, lassen Sie eine Person den Ablauf „Mit Microsoft anmelden“ einmal starten — die App erscheint dann unter Unternehmensanwendungen Ihres Mandanten.
4. Öffnen Sie die App und gehen Sie zu Sicherheit → Berechtigungen.
5. Wählen Sie Administratorzustimmung für <Ihre Organisation> erteilen und bestätigen Sie. Prüfen Sie die oben aufgeführten delegierten Berechtigungen.
6. Ihre Nutzer können ihr Microsoft-365-Postfach nun ohne weitere Freigabeaufforderung verbinden.

Alternativ können Sie den mandantenweiten Zustimmungs-Link verwenden, den die App auf dem Bildschirm „Genehmigung durch Administrator erforderlich“ anzeigt (oder den wir Ihnen auf Anfrage bereitstellen). Öffnen Sie diesen Link als angemeldeter Administrator, wird die Zustimmung für die gesamte Organisation in einem Schritt erteilt.

Workflow für Administrator-Zustimmung aktivieren

Wenn Sie die Nutzerzustimmung eingeschränkt lassen, Ihren Mitarbeitenden aber dennoch das Anfordern des Zugriffs ermöglichen möchten, aktivieren Sie den Workflow für Administrator-Zustimmung. Nutzer sehen dann auf der Microsoft-Anmeldeseite eine Schaltfläche Genehmigung anfordern statt einer Sackgasse, und eine benannte prüfende Person genehmigt die Anfrage:

1. Gehen Sie im Microsoft-Entra-Admin-Center zu Identität → Anwendungen → Unternehmensanwendungen → Zustimmung und Berechtigungen → Einstellungen für Administratorzustimmung.
2. Setzen Sie Benutzer können die Administratorzustimmung für Apps anfordern, denen sie nicht zustimmen können auf Ja.
3. Fügen Sie eine oder mehrere prüfende Personen (Benutzer oder Gruppen) hinzu, die die Anfragen erhalten und bearbeiten, und legen Sie optional fest, wer benachrichtigt wird und wie lange Anfragen gültig bleiben.
4. Speichern Sie. Stößt eine Person bei Mailboard AI auf die Freigabesperre, kann sie nun eine Anfrage stellen, die eine prüfende Person genehmigt — danach funktioniert die App für diese Person.

Brauchen Sie Hilfe?

Bei Fragen zu den Berechtigungen, unserer Sicherheitsarchitektur oder dem Zustimmungsprozess erreichen Sie uns unter support@mailboardai.com oder über unsere Kontaktseite. Wir unterstützen Sie gern bei der Freigabe von Mailboard AI für Ihre Organisation.